Unglaublich aber Wahr!

Ganz neu bei einem Verlag angefangen, hochmotiviert und sehr ehrgeizig habe ich mir zunächst alle Prozessabläufe angeschaut und sehr schnell bemerkt, dass viele Prozesse ineffizient ablaufen. Stellen Sie sich mal vor, nach fast 20 Jahren auf dem Markt hat man in dem Verlag noch immer jedes Publikationsangebot manuell ausgerechnet. Die Kalkulation und die Erstellung eines Publikationsangebots haben ca. 20 min gedauert. Täglich kamen dutzende von Anfragen ein, die auf diese Weise bearbeitet wurden. Mehrere Stunden lang hat eine Mitarbeiterin sechs bis sieben Angebote geschrieben. Wenn Sie das mal auf das Jahr hochrechnen, dann hat ein Mitarbeiter zwei Monate im Jahr nichts anderes gemacht. Aber das ist nur ein kleines Beispiel, es gab weitaus schlimmere Abläufe.
Kurzum habe ich in Excel eine automatische Angebotskalkulation versucht zu entwerfen. Grundlage war eine Preistabelle. Nachdem mein damaliger Chef das mitbekommen hatte, kam er zu mir und meckerte. Im ersten Moment habe ich die Welt nicht verstanden, da es genau das war, was ich machen sollte: Geschäftsabläufe optimieren! Er sagte mir in einem sehr schroffen Ton, das viel zu viele individuelle Komponenten bei der Kalkulation berücksichtigt werden müssten, die unmöglich seien, in eine Excel-Kalkulationstabelle zu integrieren. Ich war sehr gekränkt und wollte ihm beweisen, dass er Unrecht hatte. Also habe ich diese Angebotskalkulation in meiner Freizeit erstellt. Drei Tage später kam ich mit dieser Tabelle zu ihm. Immer noch sehr Böse auf mich, unterzog er dieser Tabelle mehrere Tests. Und siehe da, sie funktionierte. Man brauchte nur die Anzahl der Seiten, Farbseiten und Exemplare eingeben und alles wurde vollautomatisch berechnet. Mengen- & Preisrabatte wurden dabei berücksichtigt. Das Modul war so flexibel, dass bei einer Zahlenänderung (Erhöhung bzw. Senkung der Kosten pro Seite) die neuen Werte automatisch verwendet wurden. Fortan dauerte die Erstellung des Publikationsangebots geschlagene zwei Minuten. Nun konnte man auch Autoren unmittelbar am Telefon das Angebot durchgeben oder auch verschiedene Varianten durchspielen. Die Fehlerquote ist dabei drastisch gesunken. Im gleichen Zug habe ich auch ein fertiges Druckformular entworfen, das die Daten automatisch übertragen hat. Es ist zwar nur ein kleines Beispiel, aber es zeigt ganz deutlich, dass sich Chefs in Ihren eingefahrenen Abläufen nicht so leicht reinreden lassen, auch wenn man nur die besten Absichten im Sinn hatte. Viel später habe ich erst gemerkt, dass er sich persönlich angegriffen gefühlt hatte.
(Das Angebotsmodul ist bis heute im Einsatz geblieben und wurde ein beliebtes Instrument, welches der Chef jeden Tag nutzte. Er hat sich nie für seinen unangebrachten Ton entschuldigt!)


Aufgrund der vielen Reaktionen die dieser Bericht ausgelöst hat, wird an dieser Stelle jeden Monat ein weiterer Erfahrungsbericht erscheinen. Freuen sie sich im September auf ein neues Kapitel aus unserer "Unglaublich aber Wahr" Reihe. Ich werde immer wieder nach den Namen der Verlage gefragt, aber bitte haben Sie Verständnis, dass diese hier namentlich nicht benannt werden dürfen. Das einzige worauf an dieser Stelle hingewiesen werden kann, ist unser Verlagssitz Göttingen.

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